電話対応（取次ぎ）
＜例＞
電話の取次ぎを受けた場合は、どのように取り次げばよいのでしょうか。
＜解説＞
取次ぎ相手の状況によって受け答えが変わります。
取り次ぎを依頼されたら、社内の誰に取り次げばよいのか確認して復唱します。
「○○でこざいますね。少々おまちください。」と言い、電話を保留にします。
このときに、メモをのこしておくと良いでしょう。（会社・部署名、名前、用件 ）
相手が目の前に居ても、保留にするのが一般的です。取り次ぐ際は、相手の会社名と名前と用件を伝え取り次ぎます。
＜状況＞
●相手が不在の場合
「申し訳ございません。○○は、現在席を外しております」
「申し訳ございません。○○は、現在外出しております」
などと伝えます。
取次ぎ先が休みな場合は
「大変申し訳ございません。○○は、本日お休みを頂いております」などとつたえます。
また、戻り時間や次の会社などがわかる場合はその旨も伝えます。
「お急ぎでしょうか」
「戻りましたら、こちらからお電話致しましょうか」
「よろしければご用件を承っておきましょうか」
などと、相手にどのようにするかを尋ねます。
相手から折り返しの電話を依頼された場合は、必ず電話番号と会社名・名前を再度聞きメモに残しましょう。その際は、その情報を相手に確認してもらいましょう
例）「確認させて頂きます。000-0000-0000。○○社の○○様でいらっしゃいますね」
伝言を頼まれた場合は、その伝言を聞き、相手に復唱して確認してもらいましょう。
「私××と申しますので、○○が戻りましたらすぐに申し伝えます。本日はお電話ありがとうございました」などと伝えましょう。
●取り次いだ電話が他部署などで用件について分からない場合
「申し訳ございません。私ではわかりかねますので、担当者にお繋ぎいたします。少々お待ちいただけますでしょうか」
などと言い、わかる人に取り次ぎましょう。
●会議中、接客中などの時
基本的に取り次ぎません。「大変申し訳ございません。あいにく会議中（接客中）ですが、いかがいたしましょうか」と尋ねましょう。緊急の要件の際や掛かってきたらすぐに知らせてほしいと言われている場合は、「○○社○○様よりお急ぎの電話が入っております」とメモに書いて渡します。会議室などに入る際は、「会議中失礼します」と断ってから入り、メモを手渡しようにしましょう。
＜失敗談＞
必ず、伝言や相手の連絡先を聞く際は、必ずメモをとるようにしましょう。誰から掛かってきたか分かるように相手の会社名も聞くとよいでしょう。