電話対応（受ける側）
＜例＞
電話を受ける際は、どのように対応をしたらよいのでしょうか。
＜解説＞
まずは、なった電話は3コール以内には取るようにしましょう。
＜状況＞
電話を受けたらまずは会社名を名乗りましょう。
「はい、○○社でございます」
などと言って電話を受けましょう。
「はい」の代わりに、「お電話有難うございます」や朝なら「おはようございます」を使ってもよいでしょう。
相手が名乗ったら、復唱をして相手に確認してもらいましょう。その際にメモを取るようにしましょう
「○○社の○○様でいらっしゃいますね」
声が小さくて聞き取れなかった場合は
「大変申し訳ございませんが、少しお電話が遠いようでございますが…」
聞きそびれた場合は、
「恐れ入りますが、もう一度お名前伺ってよろしいでしょうか」などと言ってもう一回聞きましょう。それでも聞き取れなかった場合は、
何度も伺うのは失礼に当たりますので、「○○社の○○様でしょうか」と確認しましょう。
問い合わせで、少々時間が掛かる場合は、「少々お待ち頂けますでしょうか」と伝え対応しましょう。対応に時間がかなり掛かる場合は、あまりお待たせするのも失礼にあたりますので「お待たせして申し訳ございません。お時間が掛かりそうですので、終わり次第ご連絡させていただきます」と伝え、相手の連絡先を伺います。
＜失敗談＞
電話を切る際は、相手から切るのを確認し電話を切りましょう。話忘れた用件を話し始めたときにも、対応が可能です。